Traitement des données personnelles du CSE IT-CE

Dans le cadre de la navigation sur le site du CSE, www.cseitce.fr, le CSE IT-CE est le Responsable de traitement.

A contrario, dans le cadre de la navigation sur le portail Edenred Meyclub, par connexion directe ou via le site du CSE, EDENRED FRANCE S.A.S est le responsable de traitement. Une politique de protection des données décrit les traitements effectués par EDENRED FRANCE S.A.S.

Consulter la politique de confidentialité du portail d’offres Edenred Meyclub

1. Quelles données recueille votre CSE ?

Le CSE IT-CE peut recueillir directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise, des données à caractère personnel. Conformément au principe de minimisation, nous ne collectons que les données nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les données sont traitées par le comité social et économique pour la réalisation des finalités décrites au point 2.

Les données recueillies indirectement par le CSE IT-CE via le service des ressources humaines sont : nom, prénom, statut, site, date d’entrée et de sortie du bénéficiaire. Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer.

a) Pour l’identification de l’employé :

nom, prénom, civilité, date de naissance, coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles (facultatif sauf pour bénéficier de certaines activités proposées par le CSE) ;
le cas échéant, coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence ;

b) Pour la situation familiale :

situation matrimoniale ;
personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants, et lors d’une demande de création, le CSE pourra également vous demander l’acte de naissance, livret de famille ou certificat mariage/PACS/concubinage ;

c) Pour les éléments professionnels :

Matricule interne, date d’embauche, site de travail, statut, date d’entrée, date de sortie, classification

d) Pour la situation financière :

montants de revenus d’activité (avis d’imposition) ;
copie de votre avis d’imposition pour permettre la validation du calcul de votre quotient familial (QF) ;
références du compte bancaire.

Le recueil des informations relatives à votre situation financière est facultatif.
Dans le cadre de la mise en place d’un système de quotient familial permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus élevé.

e) Pour les prestations proposées :

nature de la prestation : pour les séjours (dates de début et de fin ; lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille) ;
montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques, bons d’achat, prélèvements), numéros des bons d’achat le cas échéant, références du moyen de paiement (numéros de chèques).

2. Personnes concernées

Les personnes concernées par le traitement des données à caractère personnel sont les salariés (CDI, CDD, alternant) de l’entreprise IT-CE et leur ayants-droits, si les salariés les ont précisés.

3. Base légale des traitements des données à caractère personnel

Les traitements des données à caractère personnel reposent sur les bases juridiques suivantes :

La conclusion et l’exécution du contrat de travail IT-CE (gestion du personnel) qui permet de renseigner la base des salariés pouvant bénéficier des prestations du CSE,
Le consentement des salariés pour compléter et maintenir cette base leur permettant de bénéficier au mieux des prestations du CSE.

4. Finalité des données collectées

Dans le cadre de l’exécution des prestations du CSE IT-CE, des données à caractère personnel, (ci-après dénommées « Données Personnelles ») concernant les Bénéficiaires sont collectées et font l’objet de traitements dans le cadre des activités du CSE.

Le traitement peut avoir tout ou partie des finalités suivantes :

Gestion administrative et comptabilité : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit, envoi de courriers ;
Historique de suivi de commandes de prestations et d’utilisation des subventions ;
Gestion des prestations d’œuvres sociales (Billetterie, Chèques cadeaux, Colis de Noël, Remboursements, Voyages, Sorties et Activités diverses éventuelles dans le cadre du CSE) ;
Respect de la règlementation en vigueur.

5. Durée de conservation

Les données qui ne sont pas ou plus nécessaires au regard des objectifs pour lesquels elles ont été initialement collectées ou traitées doivent être supprimées par le CSE.

En revanche le CSE sera amené à conserver certaines de vos données afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et URSSAF) :

Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes seront conservés dix (10) ans.
Les justificatifs sur les activités du CSE doivent être conservées durant trois (3) ans plus l’année en cours en cas de contrôle de l’URSSAF.
Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) doivent être conservés au minimum trois (3) ans plus l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.
Les justificatifs en cas de prêts aux salariés doivent être conservés trois (3) ans plus l’année en cours.

Les données conservées dans l’outil sont donc :

Les justificatifs des revenus annuels, pendant une durée de trois (3) ans
Toutes les données relatives aux subventions versées pendant une durée de 3 ans
Toutes les données de comptabilité pendant une durée de 10 ans + l’exercice en cours
Toutes les données utiles pour la gestion des ASC à un instant donné (informations ouvrants-droit et ayants-droit, historique des consommations)

6. Destinataires des données :

Les destinataires des données traitées par le CSE sont :

EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’accompagnement à l’utilisation de la solution ainsi que pour les commandes nominatives concernant les prestations de Billetterie, Chèques cadeaux, Colis de Noël, Remboursements, Voyages, Sorties et Activités diverses éventuelles dans le cadre du CSE ;
La banque du CSE IT-CE aux fins d’encaissement des chèques ou prélèvements de la part des ouvrants-droit, ou pour effectuer des virements à destination des ouvrants-droit ;
Tout autre destinataire des données :
- ANCV pour les chèques vacances,
- Organisme gestionnaire des éventuelles Sorties, activités et Voyages qui peuvent être organisés par le CSE
- Organisme gestionnaire des chèques cadeaux

7. Sécurité des données

Le CSE IT-CE s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la loi applicable en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.

Le CSE IT-CE veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les Données soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les Données la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.

8. Stockage et transfert des données

Les données à caractère personnel et les informations relatives sont stockées dans le système d’information IT-CE ou dans celui de ses partenaires situés dans la communauté européenne.

9. Quels sont vos droits ?

Vous pouvez, conformément à la règlementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de portabilité et de limitation quant aux Données vous concernant, comme suit :

Auprès du CSE IT-CE : en envoyant sa demande à l’adresse email : ITCE-L-RGPD-CSE@it-ce.fr (ou par courrier postal à : CSE IT-CE - 15 rue Fernand Braudel - 75013 Paris)
Auprès de EDENRED FRANCE S.A.S concernant les traitements liés à l’utilisation de la plateforme Edenred Meyclub, par email à l’adresse : rgpd-dpo@edenred.com (ou par courrier postal à : EDENRED FRANCE S.A.S - Délégué à la protection des données personnelles - 14 rue Chaptal, 92300 Levallois-Perret)
Auprès de la CNIL - 3 place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07 - www.cnil.fr

10. Actualisation des données transmises

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

11. En savoir plus

Pour en savoir plus sur notre Politique de protection des données à caractère personnel, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante :

CSE IT-CE
Gestion des données personnelles
15 rue Fernand Braudel
75013 Paris

12. Modification de la Politique de protection des données

Le CSE IT-CE est susceptible de modifier cette Politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.

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